1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG
Hochschule RheinMain,
Kurt-Schumacher-Ring 18, 65197 Wiesbaden,
vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Eva Waller
Mail: praesidiumssekretariat(at)hs-rm.de2. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
datenschutzbeauftragter(at)hs-rm.de
3. ANSPRECHPARTNER:INNEN DER BEI DIESER VERARBEITUNG ANFALLENDEN DATEN
Das Wahlbüro der Hochschule RheinMain (in SG III.5 – Justiziariat)
wahlen(at)hs-rm.de4. ZWECK DER DATENERHEBUNG UND -VERARBEITUNG
Die unten aufgeführten Daten werden erhoben, um die Senats- und Fachbereichsratswahlen bzw. Wahlen zum Studierendenparlament und der Fachschaftsräte digital durchführen zu können. Die Nichtangabe der zwingend erforderlichen Daten führt dazu, dass an der Wahl nicht teilgenommen werden kann.
5. VERARBEITETE DATEN
Wenn Sie an einer Wahl teilnehmen, werden von unserem Dienstleister POLYAS GmbH (im Nachfolgenden: POLYAS), mit dem ein Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis besteht, bestimmte Wahldaten erhoben. Dabei werden nur solche Wahldaten erhoben, die für Ihre Wahlteilnahme erforderlich sind. Diese sind:
- Identifikationsdaten (HDS-Zugangsdaten)
- die Angabe, dass Sie gewählt haben (vergleichbar mit dem Abhaken im Wählerverzeichnis),
- sowie unabhängig davon die Angabe, was oder wen Sie gewählt haben (Ihr Stimmzettel). Ihr Stimmzettel kann den übrigen Daten nicht zugeordnet werden, so dass der Grundsatz der geheimen Wahl vollumfänglich gewahrt bleibt.
Ihre Identifikationsdaten sowie die Angabe, dass Sie gewählt haben, werden ausschließlich dazu verwendet, um eine einmalige Stimmabgabe wie folgt sicherzustellen:
Nach Ihrer Anmeldung am Wahlsystem möchte der POLYAS-Server ein Cookie auf Ihrem Rechner anlegen. Dieser „Session Cookie“ enthält keine personenbezogenen Daten und wird auch nicht von uns ausgewertet, sondern dient allein Ihrer Stimmabgabe. So kann POLYAS sicherstellen, dass Sie mit jedem Betriebssystem und jedem Browser online wählen können. Sobald Sie Ihren Browser nach der Stimmabgabe schließen, wird der Cookie automatisch gelöscht.POLYAS nutzt ein sogenanntes Token (eine durch das System generierte Zufallszahl), um unter gleichzeitiger Wahrung des Wahlgeheimnisses verhindern zu können, dass Wahlberechtigte ihre Stimme mehrfach abgeben. Dies funktioniert wie folgt: Loggt sich ein:e Wahlberechtigte:r mit ihren:seinen Identifikationsdaten im Online-Wahlsystem ein, wird ein temporäres Token für ihn generiert, um seine Identität zu anonymisieren. Gibt die:der Wahlberechtigte ihre:seine Stimme verbindlich ab, wird das Token an das Wählerverzeichnis gesendet, wo die:der Wahlberechtigte im Wählerverzeichnis gestrichen wird. Ist die:der Wahlberechtigte im Wählerverzeichnis durchgestrichen, kann sie:er sich nicht erneut einloggen, da das System bereits verzeichnet hat, dass diese:r Wahlberechtigte bereits ein Token erhalten und genutzt hat. Auf diese Weise können Mehrfachstimmabgaben bei gleichzeitiger Wahrung des Wahlgeheimnisses verhindert werden. Nach erfolgter Wahl wird der Wahltoken gelöscht und in der Datenbank des Wählerverzeichnisses die Wähler-ID, ein zufällig generierter und gehashter Wert, markiert.
Das Token dient der Wahrung des Wahlgeheimnisses und der Vermeidung doppelter Stimmabgaben, während der Session Cookie dazu dient, eine Sitzung der:des Wahlberechtigten im Browser wiedererkennbar zu machen.Nach der Wahl kann das Wahlbüro der Hochschule RheinMain bei dem Dienstleister die gehashte Liste anfordern, auf der vermerkt ist, welcher Hash gewählt hat. Dies ermöglicht dem Wahlbüro nachvollzuziehen, ob eine konkrete Person an der Wahl teilgenommen hat oder nicht. Das Wahlbüro hat zu keinem Zeitpunkt die Möglichkeit, das Wahlverhalten einzelner Wähler:innen in Erfahrung zu bringen. Das Wahlgeheimnis bleibt zu jedem Zeitpunkt gewahrt.
6. BETROFFENE PERSONEN
Betroffen im Sinne des Datenschutzrechts sind alle wahlberechtigten Mitglieder der Hochschule RheinMain.
7. ERFORDERLICHKEIT/RECHTSGRUNDLAGE:
Die Teilnahme an den Wahlen ist grundsätzlich freiwillig im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die Durchführung der digitalen Wahlen fußt auf Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO i.V.m. § 3 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) i.V.m. §§ 40, 85 Hessisches Hochschulgesetz (HessHG) i.V.m. der Wahlordnung der Hochschule RheinMain und der Wahlordnung der Studierendenschaft der Hochschule RheinMain in der jeweils geltenden Fassung.
8. WEITERGABE AN DRITTE
Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte.
9. DAUER DER DATENSPEICHERUNG
Die Daten werden gemäß der geltenden Wahlordnung der Hochschule RheinMain und der Wahlordnung der Studierendenschaft der Hochschule RheinMain zwei Wochen nach Bekanntgabe des Wahlergebnisses, falls die Wahl nicht angefochten wird, für jede Wahl gelöscht.
IHRE RECHTE
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten, sofern die Daten noch zuordbar sind.
Bitte beachten Sie, dass weder die Hochschule RheinMain noch der Dienstleister verpflichtet ist, zur bloßen Einhaltung der DSGVO zusätzliche Informationen aufzubewahren, einzuholen oder zu verarbeiten, um die betroffene Person zu identifizieren (Art. 11 DSGVO).
Des Weiteren haben Sie das Recht, an der Wahl teilzunehmen und Ihre Stimme abzugeben, oder dies zu unterlassen. Ein Recht auf Widerruf der Einwilligung, eine Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Berichtigung oder Datenübertragbarkeit besteht nicht.
Sollten Sie der Meinung sein, Ihre Daten werden unrechtmäßig verarbeitet, haben Sie außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden oder https://datenschutz.hessen.de/) zu beschweren.